Container Barcode là gì? Tìm hiểu chi tiết về mã vạch container

Trong lĩnh vực vận tải hàng hóa, container barcode đóng vai trò không thể thiếu, góp phần cải thiện hiệu suất hoạt động và tăng tính minh bạch trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Công nghệ mã vạch hiện đại cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi hàng hóa, tối ưu hóa quy trình vận chuyển và quản lý hậu cần với độ chính xác cao chưa từng có. Nếu bạn quan tâm và muốn hiểu rõ hơn về mã vạch container, hãy cùng Song Nguyên khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây!

Container Barcode là gì?

Container Barcode hay còn gọi là mã vạch hàng hóa, là một chuỗi ký tự được in trên nhãn dán hoặc trực tiếp trên bề mặt của container hoặc sản phẩm. Đây là công cụ quan trọng giúp nhận diện và theo dõi hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển và lưu trữ, đảm bảo quản lý hiệu quả và chính xác.

Thông tin chứa trong mã vạch container thường bao gồm:

• Số container: Biển số của container dùng để chứa hàng hóa.

• Số vận đơn: Mã vận đơn liên quan đến đơn hàng cần thông quan.

• Số seal: Mã số trên nhãn dán niêm phong của sản phẩm được vận chuyển.

• Thông tin sản phẩm: Chi tiết về loại hàng hóa, công ty sản xuất, số lượng nhập hoặc xuất.

• Các thông tin khác: Những dữ liệu bổ sung hỗ trợ cho việc quản lý và theo dõi hàng hóa

Container Barcode hay còn gọi là mã vạch hàng hóa

Tại sao container barcode quan trọng?

Mã vạch container đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý và theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển quốc tế. Nó là một công cụ không thể thiếu để đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Dưới đây là những lý do chính giải thích tầm quan trọng của mã vạch container:

• Nhận dạng duy nhất: Mỗi container được gán một mã vạch riêng biệt, giống như một “căn cước” giúp xác định chính xác từng container trong hàng triệu container trên thế giới.

• Theo dõi hành trình: Nhờ mã vạch, các doanh nghiệp và cơ quan hải quan có thể theo dõi từng container di chuyển qua các cảng biển, sân bay và các điểm trung chuyển khác trên toàn cầu. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa đến đúng đích và đúng thời gian.

• Quản lý kho bãi hiệu quả: Mã vạch giúp quản lý kho bãi một cách tự động và chính xác. Việc nhập liệu thủ công được giảm thiểu, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.

• Tăng cường an ninh: Mã vạch giúp xác định nguồn gốc của hàng hóa, ngăn chặn hàng giả và hàng cấm. Đồng thời, nó cũng giúp phát hiện các trường hợp trộm cắp hoặc thất lạc hàng hóa.

• Tối ưu hóa quy trình: Mã vạch giúp tự động hóa nhiều quy trình trong logistics, từ việc kiểm tra hàng hóa đến làm thủ tục hải quan. Điều này giúp rút ngắn thời gian thông quan và giảm chi phí.

• Cung cấp thông tin chi tiết: Mã vạch chứa đựng nhiều thông tin quan trọng về container như số hiệu container, chủ sở hữu, nội dung hàng hóa, điểm đi và điểm đến. Thông tin này giúp các bên liên quan dễ dàng truy xuất và cập nhật tình trạng hàng hóa.

• Tích hợp với hệ thống quản lý: Mã vạch có thể dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác như ERP, WMS, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và kiểm soát tốt hơn chuỗi cung ứng của mình.

Cấu trúc của container barcode

Container Barcode, còn được gọi là mã số định danh container, được thiết kế với cấu trúc đặc biệt nhằm lưu trữ thông tin một cách chính xác và dễ dàng truy xuất. Cấu trúc này bao gồm:

• ISO Codes: Các mã đại diện cho loại container.

• Check Digit: Số kiểm tra dùng để xác thực tính chính xác của mã.

Tìm hiểu cấu trúc của container barcode

Làm thế nào để nhận mã vạch container?

Dưới đây là các bước để nhận mã vạch container cụ thể như sau:

Khai báo thông tin container trong tờ khai hải quan

Đầu tiên, bạn cần khai báo thông tin về container trong tờ khai hải quan. Việc khai báo có thể được thực hiện trực tiếp bằng biểu mẫu giấy do cơ quan hải quan cung cấp hoặc thông qua hình thức khai báo trực tuyến. Nếu cần bổ sung thông tin, bạn có thể sử dụng ứng dụng hỗ trợ khai báo.

Đối với ứng dụng VNNCCS, quy trình thực hiện như sau:

• Truy cập vào mục Tờ khai xuất nhập khẩu và chọn Khai báo bổ sung.

• Truy cập mục Tờ khai, chuyển đến tab Kết quả xử lý tờ khai, sau đó nhấp vào tùy chọn Khai báo danh sách container cho tờ khai.

Trong mục Nhập danh sách container, hãy điền đầy đủ thông tin của các container cần khai báo. Chẳng hạn, kết quả có thể được hiển thị như sau:

Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, bạn nhấn Khai báo để gửi danh sách container lên hệ thống. Khi nhận được số tiếp nhận, quá trình khai báo được xem là hoàn tất.

Nếu phát hiện khai báo thiếu, bạn cần gửi lại danh sách đã chỉnh sửa đầy đủ. Danh sách mới phải bao gồm cả các số container đã khai trước đó và các số container bị thiếu.

In tờ khai kèm mã vạch của container

Khi nhận được thông báo xác nhận container của bạn đã qua kiểm soát, bạn có thể tiến hành lấy mã vạch để in. Hãy nhấp vào mục In tờ khai để in tài liệu chứa mã vạch container. Như vậy, bạn đã có được mã vạch cần thiết.

Lưu ý, mã vạch này được thiết kế với các finding patterns rất nhỏ để đảm bảo khả năng nhận diện chính xác. Đồng thời, lượng thông tin mã hóa kèm theo cơ chế error correction cũng được tối ưu hóa để giảm thiểu lỗi trong quá trình quét và sử dụng.

Lấy danh sách container thông qua hệ thống giám sát hải quan

Sau khi hoàn tất khai báo và chờ kết quả thông quan (trạng thái xanh, vàng hoặc đỏ), bạn cần lấy danh sách thông quan để nhận mã vạch container phục vụ việc in ấn. Có hai cách để thực hiện:

Cách 1:

• Truy cập mục “Tờ khai xuất nhập khẩu” và “chọn Lấy thông tin tờ khai”. 

• Tiếp tục chọn Lấy danh sách container qua giám sát.

• Chọn dữ liệu đã sử dụng để khai báo trước đó, sau đó nhấn Chọn tờ khai.

Cách 2:

• Trên tờ khai cần lấy danh sách, chuyển đến tab Kết quả xử lý tờ khai.

• Chọn mục Lấy danh sách container trong tờ khai.

Tiếp theo, chọn “Lấy Thông Tin” để gửi yêu cầu lên hệ thống hải quan, sau đó chọn XKNB để nhận thông báo xác nhận. Khi đóng cửa sổ thông báo, danh sách container sẽ được cập nhật từ khu vực giám sát.

Lợi ích của việc sử dụng mã vạch container

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng mã vạch container mà bạn có thể tham khảo qua như sau: 

♦ Chi phí thấp: Quá trình tạo mã vạch diễn ra nhanh chóng và đơn giản. Nhờ tốc độ giao dịch được cải thiện và độ chính xác cao trong dữ liệu bán hàng và hàng tồn kho, các nhà bán lẻ có thể tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.

♦ Cải thiện độ chính xác: Việc sử dụng mã vạch giúp xử lý dữ liệu sản phẩm chính xác hơn nhiều so với nhập liệu thủ công, giảm thiểu nguy cơ sai sót từ con người.

♦ Dữ liệu theo thời gian thực: Nhờ tốc độ xử lý nhanh, thông tin về mức tồn kho hoặc doanh số bán hàng được cập nhật ngay lập tức, hỗ trợ ra quyết định kịp thời.

♦ Không cần nhiều thời gian đào tạo: Máy quét mã vạch rất dễ sử dụng, chỉ cần thao tác trỏ và nhấp, giúp giảm nhu cầu đào tạo nhân viên.

♦ Quản lý hàng tồn kho tốt hơn: Với độ chính xác cao và dữ liệu cập nhật thời gian thực, việc quản lý hàng tồn kho trở nên chính xác và dễ dàng hơn.

Hướng dẫn sử dụng mã vạch container cho doanh nghiệp

Việc sử dụng mã vạch container đóng vai trò quan trọng trong quản lý và vận chuyển hàng hóa, giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là các bước triển khai chi tiết để áp dụng mã vạch container một cách hiệu quả:

Liên hệ với cơ quan chức năng

Trước tiên, doanh nghiệp cần liên hệ với các cơ quan quản lý có thẩm quyền, chẳng hạn như cơ quan hải quan hoặc quản lý vận tải, để đăng ký và được cấp phép sử dụng mã vạch container. Quá trình này đảm bảo mã vạch đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế và có giá trị sử dụng trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

Chuẩn bị thông tin cần thiết

Doanh nghiệp cần thu thập và chuẩn bị đầy đủ thông tin liên quan đến container và lô hàng. Các thông tin này bao gồm:

♦ Loại hàng hóa.

♦ Trọng lượng và kích thước của container.

♦ Các thông tin đặc thù khác như yêu cầu bảo quản hoặc thông tin về lô hàng.

♦ Tạo mã vạch container

Khi đã thu thập đầy đủ thông tin, doanh nghiệp hoặc đại lý vận tải có thể tạo mã vạch container thông qua hệ thống Hải quan Việt Nam. Quá trình thực hiện bao gồm các bước sau:

♦ Truy cập vào website chính thức của Hải quan Việt Nam.

♦ Chọn mục “In bảng kê phương tiện chứa hàng”.

♦ Nhập mã số thuế của doanh nghiệp vào ô “Mã số thuế”.

♦ Cung cấp số tờ khai hải quan vào ô “Tờ khai hải quan”.

♦ Lựa chọn mã cơ quan hải quan tương ứng.

♦ Nhập ngày tờ khai chính xác.

♦ Nhấn nút “Chọn lấy thông tin” để hệ thống truy xuất dữ liệu cần thiết.

In mã vạch container

Sau khi mã vạch được tạo, doanh nghiệp có thể in mã vạch và dán lên container. Điều này đảm bảo mã vạch dễ dàng được quét và đọc bởi các thiết bị chuyên dụng trong suốt quá trình vận chuyển và lưu kho.

Chia sẻ thông tin với các bên liên quan

Mã vạch container cùng các thông tin liên quan cần được cung cấp đầy đủ và chính xác cho các bên tham gia chuỗi cung ứng bao gồm đối tác vận tải, kho bãi và khách hàng. Điều này đảm bảo hàng hóa được xử lý nhanh chóng và hiệu quả trong mọi khâu.

Việc áp dụng mã vạch container đúng cách không chỉ đơn giản hóa quản lý mà còn gia tăng tính minh bạch và an toàn trong vận chuyển.

Ứng dụng thực tế của container barcode

Một vài ứng dụng thực tế thường thấy của container barcode mà bạn có thể tham khảo qua như sau:

Container Barcode và quản lý kho

Mã vạch container giúp tối ưu hóa quản lý kho hàng bằng cách tự động hóa quy trình nhập, xuất và kiểm kê hàng hóa. Mỗi container được gán mã vạch duy nhất, giúp theo dõi chi tiết vị trí, tình trạng và lịch sử di chuyển của nó. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc giảm thời gian kiểm tra thủ công và tăng độ chính xác trong quản lý tồn kho, từ đó đưa ra các quyết định nhập xuất hiệu quả hơn​. 

Container Barcode và tiết kiệm chi phí

Nhờ tự động hóa quy trình và giảm sai sót khi xử lý dữ liệu, việc sử dụng mã vạch container giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Các khoản chi phí liên quan đến lao động thủ công, lỗi nhập liệu và quản lý tồn kho được giảm thiểu. Ngoài ra, khả năng tích hợp dữ liệu từ mã vạch vào hệ thống quản lý doanh nghiệp giúp tối ưu hóa hoạt động và giảm lãng phí​.

Một vài ứng dụng thường thấy của container barcode

Container Barcode và an toàn hàng hóa

Việc gắn mã vạch cho container đảm bảo hàng hóa được theo dõi xuyên suốt chuỗi cung ứng, từ kho lưu trữ đến điểm giao hàng cuối cùng. Mã vạch giúp ngăn thất lạc, sai sót khi vận chuyển và thậm chí phát hiện sớm các rủi ro như hàng hóa bị giả mạo hoặc hư hỏng. Điều này cải thiện độ tin cậy và chất lượng dịch vụ logistics.

Tương lai của Container Barcode

Trong tương lai, mã vạch container sẽ ngày càng được tích hợp với các công nghệ tiên tiến như cảm biến IoT (Internet vạn vật) và blockchain. Điều này cho phép truy xuất nguồn gốc hàng hóa trong thời gian thực với độ chính xác cao hơn. Công nghệ QR Code hay mã vạch 2D sẽ thay thế mã vạch truyền thống nhờ khả năng chứa nhiều thông tin hơn, hỗ trợ quản lý thông minh hơn và thúc đẩy sự minh bạch trong chuỗi cung ứng.

Những lưu ý quan trọng khi lấy mã vạch container là gì?

Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý trong việc lấy mã vạch container như sau:

• Chuẩn bị tờ khai container hợp lệ: Để nhận được mã vạch, doanh nghiệp cần cung cấp tờ khai container đúng yêu cầu. Các tờ khai cần chuẩn bị bao gồm HYS, E-manifest hoặc những tờ khai chưa có hiệu lực khác liên quan đến lô hàng.

• Xử lý mã vạch sau khi nhận được: Khi mã vạch được cấp, doanh nghiệp phải chuyển ngay danh sách mã vạch đến khu vực giám sát. Lưu ý, trong giai đoạn này, doanh nghiệp không được phép sử dụng thông tin từ danh sách mã vạch.

• Điều kiện để cấp mã vạch: Mã vạch container chỉ được cấp khi tờ khai đã hoàn tất toàn bộ thủ tục và được thông quan thành công.

• In mã vạch container: Trong trường hợp không thể in mã vạch trực tiếp từ máy tính hoặc gặp các vấn đề kỹ thuật, doanh nghiệp có thể truy cập website của Tổng cục Hải quan Việt Nam để lấy mã vạch cần thiết.

Như vậy, container barcode là công cụ không thể thiếu trong việc tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng và vận tải hàng hóa. Với khả năng lưu trữ thông tin chính xác và dễ dàng truy xuất, mã vạch container đã góp phần nâng cao hiệu quả và minh bạch trong các hoạt động logistics toàn cầu. Hy vọng bài viết này, Song Nguyên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công nghệ này và cách áp dụng hiệu quả trong thực tiễn.